SYNDIC

PARTIES COMMUNES

Notre agence prévoit dans son contrat un nombre de visites des parties communes au cours de l’année.

Celles-ci sont prévues à l’avance afin d’être réalisées avec des représentants des copropriétaires si toutefois cette démarche est possible et souhaitée ainsi il en ressort une meilleure collaboration.

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DEMANDE DE DEVIS

Plusieurs demandes de devis sont lancées à chaque besoin de travaux dans la résidence.

Les entreprises interrogées possèdent les qualités requises, pratiquent des tarifs raisonnables et nous assurent des interventions rapides selon les besoins de nos copropriétaires.

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CONTRAT D’ENTRETIEN

Chaque syndic est tenu de vérifier la bonne exécution des contrats d’entretien signés au nom du syndicat des copropriétaires.

Des contrôles sont régulièrement réalisés et une mise en concurrence est faite au plus tard toutes les trois années afin de contrôler le rapport entre le cahier des charges en place et les tarifs appliqués.

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Nous proposons et assurons également de nombreux services comme par exemple :

La bonne tenue de la comptabilité des syndicats de copropriétés est essentielle, elle représente l’élément majeur de confiance qui unit le syndic avec les copropriétaires.

En effet, la gestion appliquée est rigoureuse et contrôlée (en permanence) par son gérant qui exécute lui-même un certain nombre d’opérations. La comptabilité est très bien expliquée lors des assemblées et toutes les questions obtiennent des réponses claires.

Les budgets prévisionnels sont établis en partenariat avec les membres du conseil syndical, un exemplaire est ainsi présenté afin de préparer les éléments de discussion pour sa version finale proposée aux copropriétaires via l’assemblée.

Cependant, ce budget est susceptible de modifications en cours de séance pour son vote définitif.

Le relevé général des dépenses ainsi que tous les documents comptables sont présentés selon la nouvelle législation SRU.

En l’occurrence, chaque dépense fait l’objet d’un contrôle et d’une validation par le conseil syndical avant d’être soumis à l’approbation plus générale des copropriétaires en assemblée.

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Les nouveaux décrets comptables de la loi SRU nous amènent à présenter plusieurs comptes par copropriétaires comme par exemple un compte pour le budget, un compte pour chaque travaux votés, un compte pour l’avance budgétaire, un compte pour l’épargne le cas échéant…

En effet, nos appels de fonds sont donc présentés conformément à la législation en vigueur et adressés 10 à 15 jours avant le début du trimestre.
La date d’exigibilité est fixée au premier jour du trimestre même si un délai raisonnable est laissé par notre agence pour les règlements.

Notre agence propose aussi le prélèvement automatique mensuel ou trimestriel qui est réalisé chez nous avec le plus grand soin afin de ne pas prélever les copropriétaires deux fois dans le même mois.
Une telle mise en place implique une grande confiance de nos clients et nous insistons sur notre sérieux à ce sujet.

Une fois mis en place, le prélèvement automatique est un confort tant pour le client que pour notre agence. En effet, chacun a l’assurance de l’autre d’être réglé et de ne pas être relancé pour retard de paiement.

Plusieurs étapes sont planifiées chaque trimestre pour faire recouvrir les soldes débiteurs des copropriétaires.

Une première relance est ainsi adressée pour rappeler gentiment que le compte doit être recouvré dans les 8 jours.

Une mise en demeure est ensuite adressée 15 jours au plus tard pour rappeler plus fermement que le compte doit maintenant être recouvré sans délai. Cet envoi constitue le point de départ de la comptabilisation d’intérêts de retard au profit du syndicat des copropriétaires.

La troisième étape consiste en l’envoi d’un commandement de payer par voie d’huissier et le dossier est ensuite dirigé vers notre service contentieux.

Un paragraphe essentiel est inscrit dans notre contrat, il invite chaque copropriétaire à nous contacter dans le cas de soucis pour les règlements mais il est primordial que la démarche soit faite avant le lancement des procédures par nos services. Il s’agit d’une simple prise de contact par le copropriétaire qui se protège de cet enchainement par l’engagement d’un règlement échelonné ; Il est donc préférable de ne pas rester silencieux en cas de difficultés financières.

Notre agence bénéficie d’excellentes conditions en termes d’assurance multirisques habitation pour les copropriétés. Les tarifs et couvertures sont compétitifs mais nous restons bien entendu attachés aux conditions déjà existantes si le désir de nos mandants est d’y rester.

Nous proposons aussi des assurances complémentaires concernant la garantie des charges impayées qui consistent à un règlement des charges par la compagnie à la place des copropriétaires défaillants. Le recours envers ces copropriétaires est réalisé directement par la compagnie qui règle les montants de charges avec un décalage de deux trimestres.

Les conditions d’obtention sont assez simples et reprennent la copropriété en l’état sans antériorité. Pour plus de détails, nous vous invitons à nous contacter.

S’agissant de la gestion des dossiers, les déclarations sont faites sans délai afin d’avancer les dates d’expertises et règlements par la compagnie au plus tôt.

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CONSEIL SYNDICAL

Notre collaboration avec le conseil syndical est essentielle et nous communiquons au moins une fois par mois par l’envoi d’une copie de tous les documents liés à la copropriété comme par exemple : les échanges de courriers avec les copropriétaires, ordres de services, demandes de devis, dossiers contentieux…

Nous restons disponibles à toutes demandes et nouvelles perspectives à travailler pour l’avancement de votre copropriété.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

L’assemblée générale est le rendez-vous le plus important qu’il convient de préparer au mieux.

Il est trop fréquent de constater la déception des copropriétaires à l’issue de cette réunion qui devient malheureusement désertée.

La prise de parole par les copropriétaires est utile mais doit être guidée afin d’éviter toute dérive

Ce sont les rôles du syndic et du conseil syndical qui doivent avoir bien préparé ce rendez-vous sous tous ses aspects comptables, juridiques, travaux à prévoir…

PERSONNEL DE L’IMMEUBLE

Nous nous chargeons autant de fois que nécessaire de rechercher le personnel adapté aux besoins de la résidence.

Nous passons les annonces nécessaires dans les presses spécialisées et prenons contact avec les personnes connues de nos services.

Après une première sélection, les personnes retenues sont reçues avec le conseil syndical pour une présentation approfondie de chaque candidat et une description complète des tâches à réaliser.

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Lors de l’assemblée générale, il est procédé au vote d’un certain nombre de propositions faites pour la gestion de la copropriété.

A chaque copropriétaire est attribué un nombre de voix en fonction du nombre de tantièmes qu’il possède.

Les décisions sont prises selon différentes règles de majorité en fonction de leur importance et de leur nature selon la loi du 10 juillet 1965.

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Dans le cadre des assemblées générales de copropriétaires, la répartition des voix pour les votes est régie par l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 :

« Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes… Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. »

« Chaque mandataire ne peut à quelque titre que ce soit, recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 5% des voix du syndicat… »

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Plusieurs étapes sont planifiées chaque trimestre pour faire recouvrir les soldes débiteurs des copropriétaires.

Une première relance est ainsi adressée pour rappeler gentiment que le compte doit être recouvré dans les 8 jours.

Les animaux domestiqués ou errants peuvent être à l’origine de troubles de voisinages par leurs aboiements, leur nombre ou leurs besoins.

Pour y faire face, l’intervention du syndic est justifiée par l’article 9 de la loi du 10 juillet 1965 qui fixe le droit de jouissance des parties privatives et communes par les copropriétaires «sous la condition de ne porter atteinte ni aux droits des autres copropriétaires ni à la destination de l’immeuble. » Il s’agit d’une règle d’ordre publique opposable à tous les copropriétaires.

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Réponses aux courriers, mails, fax, etc …

Nos délais de réponses sont fixés à 15 jours maximum selon l’urgence pour des courriers simples, recommandés, fax, e-mails dans notre contrat.
Ils sont respectés selon nos engagements et nos copropriétaires ne se sentent donc plus abandonnés ou considérés comme des numéros.

 

Nous tenons à rassurer chacun de nos clients de toute notre considération à leur égard.